身内に不幸があった時の連絡にメールは使える？訃報連絡マナーを解説
身内の不幸はメールで連絡してもよいのか不安に思った方もいると思います。
また、会社にはどのように伝えればよいのか困ったという方も多いのではないでしょうか。
メールは多くの方が利用する便利なコミュニケーションツールの1つです。
メールで身内の不幸を伝えても問題はないとされていますが、いくつかの注意点があります。
この記事では、訃報連絡のマナーや文章例を紹介します。
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身内の不幸をメールで連絡してもよい？
訃報は、対面や電話で伝える方が丁寧であるとされています。
しかし、全員にそういった方法で伝えるのは負担が大きくあまり現実的ではありません。
正しいマナーを守れば、メールで伝えても問題ありません。
LINEで連絡してもよいのか
訃報の連絡は、メールやLINEを使うことによって、多くの人に速く情報を伝えることができます。
しかし、丁寧さという面では対面や電話で伝えた方がよいでしょう。
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訃報メールに書くべき内容
訃報メールに最低限書くべきことを紹介します。
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- 亡くなった方は誰か
まずは、亡くなったのは誰かを書きましょう。
次に自分との続柄も明記するとよいでしょう。
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- 葬儀に関する内容
一般葬であれば、葬儀の日程や場所、喪主名を記載します。
家族葬などの近親者で執り行う葬儀の場合は、葬儀については近親者のみで行う旨を記載します。
しかし、場所や日程については明記しません。
なお近親者のみで葬儀を執り行う際は、葬儀後に近親者以外の方に家族のみで済ませたという事後報告をするようにします。
その他書いてよい内容
その他書いてよい内容を紹介します。
各家族の状況や葬儀に対する希望に応じて、以下の内容を訃報の連絡に入れます。
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- 亡くなった方の名前、年齢、自分との続柄
- 亡くなった日時
- 亡くなった年齢
- 亡くなった場所や死因
事故死や自殺の場合は死因は記載しませんのでご注意ください。
-
- 施主や葬儀委員長を置く場合はその方の氏名
- 香典や供花、供物の受け取りについて
受け取りを辞退する際もその旨を記載します。
-
- 無宗教葬、音楽葬、一日葬などの一般的ではない葬儀形式を取るとき
無宗教葬とは、特定の宗派や宗教の決まった儀礼方式、伝統的な作法を執らない葬儀のことです。
宗教者による読経などもない自由なスタイルから、自由葬とも呼ばれています。
音楽葬とは、無宗教葬の内の1つで故人を音楽で見送る葬儀のことです。
一日葬とは、お通夜を行わずに告別式と火葬を一日で行う葬儀のことです。
一日で終わるので一日葬と呼ばれています。
- 喪主の名前と故人との続柄
身内の不幸をメールで連絡するときの注意点
メールは、丁寧に作成すれば一度に多くの人数に、正しい情報を伝えることができます。
しかし、気をつけなければならないことを何点か紹介します。
相手の都合を考慮する
第一に相手の都合を考慮しましょう。
例えば、普段メールをあまり使わない方に訃報の連絡をメールで行ってしまうと、抵抗を感じる方もいます。
相手の状況などを考えて、失礼に当たらないように配慮しましょう。
訃報メールを送るタイミングに注意する
訃報メールは故人の死がわかった直後から送るようにします。
詳細な情報を待って遅くに送るよりも、故人が亡くなった事実を取り急ぎ連絡しましょう。
このとき葬儀の詳細は、わかり次第追って連絡するという旨をメール内に記載しておき、日程などが決定した後に改めて連絡しましょう。
訃報メールは、1番はじめに親族に送ります。
次に故人の友人や故人の職場や仕事関係者に送ります。
最後にその他の交友があった方に送ります。
友人や仕事関係者には葬儀の詳細が決まってから連絡するのが一般的です。
返信がない場合は改めて電話をかける
メールを送ってしばらく時間がたっても相手からの連絡がない場合は、一度相手に電話で連絡を取ってみましょう。
もしかしたら、相手に正しくメールが届いていない可能性や相手がメールを確認していない可能性がありますので、確認の意味を込めて電話をしてみるとよいでしょう。
内容は簡潔に
相手もお忙しい中にメールを読んでくれている訳ですから、メールの内容は簡潔にわかりやすい文章にすることが大切です。
訃報であることを件名に書く
本文を読まなくても、訃報のメールということがわかるように件名に明記しましょう。
時候の挨拶は入れない
訃報のメールはできるだけ簡潔に内容を伝えるため時候の挨拶は不要です。
忌み言葉は入れない
訃報のメールにおいて、不幸や不吉なことを連想させるような言葉は入れないようにしましょう。
忌み言葉について詳しく知りたい方は、▷「お悔やみ申し上げます」と言われたら？適した返事の仕方を解説 をご覧ください。
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仕事を休む連絡
身内に不幸があって会社を休む場合は、すぐに直属の上司に電話をかけます。
時間帯が深夜や早朝の場合で、電話をするのが難しい時間帯であれば、ひとまずメールで不幸があり休まなければならない旨を伝えましょう。
その後、電話ができる時間帯になったら、改めて連絡するとよいでしょう。
伝える内容
上司に連絡するときは以下の内容を伝えましょう。
- 故人と自分の続柄
- 亡くなった日時
- 通夜や葬儀の日程
- 本人が喪主かどうか
- 何日間休みを取得したいのか
- 休暇中の連絡先
忌引き休暇は会社のルールによって異なるので、トラブルが起こらないためにもあらかじめ確認しておきましょう。
また自分が任された業務については、上司や同僚とコミュニケーションを取り引き継ぎをしておきましょう。
取引先やお客様とアポイントが入っている場合は、スケジュールを調整するべきかなどを相談しましょう。
一般的な通夜や葬儀の場合は、上司や同僚が参列してくれることがあります。
葬儀場の名前や住所、宗派等の情報はメールなどの書面で伝えると丁寧です。
身内で葬儀を行う場合も、弔問や香典を辞退する旨を伝えておきましょう。
基本的には直属の上司に電話で
不幸があったという連絡は、基本的には電話で行います。
しかし、情報の伝え漏れや忘れを防ぐためにメールをしておくと確実です。
仕事を休む場合のメールの文章例
身内に不幸があり、急遽忌引き休暇の連絡をしたいときのメールの例を紹介します。
参考にしてみてください。
|
件名：忌引き休暇取得のお願い 〇〇部〇〇課 〇〇様 この度、実母の不幸のため、以下の通り忌引きを取得いたしたく存じます。 期間：〇〇年〇月〇日より〇〇年〇月〇日まで計〇日間 理由：母の葬儀の準備、後片付けのため 葬儀など：未定 なお、忌引き休暇中のご連絡は以下までお願いいたします。 電話：000-0000-0000 詳細が決まりましたら、早急にご連絡いたします。 大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません。 大変恐れ入りますが、ご承認のほどよろしくお願いいたします。 〇〇（氏名）枠 |
社内の相手
上司などの社内の方であれば、訃報の連絡と休暇を取得したい旨を伝えます。
葬儀の日時も記載できるとよいでしょう。
社外の相手
社外の方に対してメールする際は、身内の不幸のため打ち合わせ等の変更をお願いする連絡をします。
ここでは失礼のないように表現などに気をつけましょう。
訃報メールの文章例
ここではいくつかのシチュエーションごとに訃報メールの文章例を紹介します。
親族、故人の友人宛て
| 突然のご連絡失礼いたします。
佐藤一郎の次男、次郎です。 父・佐藤 一郎につきましては、かねてより入院加療中の処でございました。 完治に向けて治療を続けてまいりましたが、この数日で病状が悪化し、去る〇月〇日、80歳にて永眠いたしました。 ここに生前のご厚誼を深謝し、謹んでお知らせいたします。 なお、通夜ならびに葬儀式告別式は下記の日程で執り行います。 ・通夜：〇月〇日（月）19時〜 ・儀告別式：〇月〇日（火）12時〜13時 ・斎場：〇〇〇〇 住所：〇〇〇〇／電話：〇〇〇〇） ・喪主：佐藤 次郎（次男） 令和〇年〇月〇日 |
故人の会社宛て
|
令和〇年〇月〇日 〇〇〇〇部長 鈴木太郎様 実母が病気療養中でありましたところ、他界いたしました。 下記、ご報告申し上げます。 死亡者氏名：山田 陽子（享年70歳） 続柄：実母 死亡日：〇月〇日 その他：〇月〇日～〇月〇日の〇日間、忌引き休暇を申請致します。 （休暇中連絡先：携帯電話〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇） 尚、この度の葬儀は故人ならびに家族の遺志により、家族葬として執り行うことにいたしました。 葬儀へのご参列、ご香典、ご供花、お供物などのご厚志につきましては、失礼ながら辞退とさせていただきます。 何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇〇〇課 山田 健二 |
訃報メールを受け取った場合
訃報メールを受け取った際は、お悔やみの気持ちを返信メールに書いて伝えます。
または、電話で直接伝えても大丈夫です。
相手の状況に合わせて、連絡手段を決定しましょう。
重ね言葉は避ける
重ね言葉とは、同じ言葉を2回使うことから、不幸なことが重なるイメージをさせてしまう言葉です。
例えば、たびたび、しばしば、ますます、どんどん、いよいよ、重々などがあります。
日常的に使ってしまうことが多い言葉なので、誤って使用してしまわないように注意しましょう。
不吉な言葉は避ける
不吉な言葉とは、苦しむを思わせる九、死を思わせる四というような言葉です。
例えば、数字関係のものであれば、四苦八苦や七転八倒などがあります。
他にも、消える、落ちる、切れる、終わるなども該当します。
このような言葉も避けるようにしましょう。
対面では使えるが文章では使えない言葉
「ご愁傷様です」
容易に励まし言葉を使わない
励ましの言葉とは「頑張ってください」や「元気を出してください」という言葉のことです。
一見明るい言葉でよいと感じてしまう方も多いのではないでしょうか。
励ましの言葉は、悲しい気持ちでいる遺族の方を傷つけてしまう可能性がありますので、遺族の気持ちに配慮して声をかけるようにしましょう。
まとめ
本記事では、身内に不幸があったときのメールを送る相手や文章、タイミングについて解説いたしました。
身内に不幸があったときに仕事などを休まざるを得ないのは仕方がありませんが、その伝え方によって今後の人間関係に悪影響を及ぼすことは避けたいところです。
身内が亡くなったばかりで大変だと思いますが、受け取った側の気持ちにも寄り添ったメールを書くために本記事を活用していただけたら幸いです。
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